Kvalita dat v CRM není jen technický detail. Je to naprostý základ, na kterém stojí úspěšné řízení vztahů se zákazníky, efektivita obchodního týmu a strategické rozhodování celé firmy. Pokud systém CRM obsahuje data neúplná, zastaralá, duplicitní nebo jednoduše chybná, stává se z něj místo spolehlivého zdroje pravdy spíše digitální skladiště chaosu. Bohemia CRM, postavené na moderní platformě Microsoft Model-Driven Power Apps, nabízí robustní mechanismy, jak kvalitu dat nejen zajistit při jejich vkládání, ale také jak ji dlouhodobě udržet.
Proč je kvalita dat v CRM alfou a omegou?
Investice do CRM systému se vrací pouze tehdy, pokud data v něm obsažená odrážejí realitu. Nekvalitní data mají přímý a negativní dopad na klíčové firemní oblasti:
-
Důvěryhodnost reportingu: Manažerské výstupy a dashboardy (například v připojeném Power BI) jsou zcela závislé na vstupních datech. Pokud v CRM chybí hodnoty u obchodních případů nebo jsou kontakty špatně zařazeny, veškeré prognózy prodeje (forecasty) jsou nepřesné a strategická rozhodnutí jsou činěna "naslepo".
-
Efektivita obchodu: Obchodník, který se nemůže spolehnout na kontaktní údaje, historii aktivit (schůzek, e-mailů, telefonátů) nebo stav rozjednaného obchodního případu, ztrácí drahocenný čas ověřováním informací místo samotného prodeje.
-
Personalizace a marketing: Efektivní segmentace zákazníků pro marketingové kampaně nebo cílenou péči je nemožná bez správných údajů. Odesílání irelevantních nabídek na základě špatných dat může zákazníky spíše obtěžovat než zaujmout.
-
Zákaznický servis: Pokud pracovník péče o zákazníky nevidí kompletní historii komunikace a řešených případů, nemůže poskytnout rychlou a relevantní podporu, což vede k frustraci na straně klienta.
Jak Bohemia CRM zajišťuje kvalitu dat
Bohemia CRM využívá sílu platformy Microsoft, která poskytuje nástroje pro sjednocení dat a definování pevných pravidel pro práci s nimi.
Centrální úložiště Microsoft Dataverse
Základem celého řešení je Microsoft Dataverse. Jedná se o zabezpečenou a škálovatelnou databázi, která slouží jako jediný centrální bod pravdy. Data nejsou roztříštěná v různých excelových tabulkách nebo samostatných aplikacích. Všechny informace – od organizací a kontaktů až po potenciální zákazníky a aktivity – jsou uloženy na jednom místě.
Integrace s Microsoft 365 jako prevence chyb
Klíčovým prvkem pro udržení aktuálnosti dat je nativní propojení s nástroji, které zaměstnanci denně používají. Bohemia CRM je plně integrováno s Microsoft 365:
-
Synchronizace s Outlookem: E-maily, schůzky v kalendáři a úkoly se mohou automaticky propisovat z Outlooku přímo na kartu příslušného zákazníka nebo obchodního případu v CRM. Tím se eliminuje nutnost ručního přepisování a riziko, že se na záznam důležité aktivity zapomene.
-
Propojení na Teams a SharePoint: Veškerá dokumentace k zákazníkům (smlouvy, nabídky) je uložena na připojeném SharePointu nebo OneDrive a přímo propojena se záznamem v CRM. Obchodníci tak mají vždy k dispozici aktuální verze dokumentů.
Vynucení kvality pomocí řízených pracovních procesů
Nejsilnějším nástrojem Bohemia CRM pro zajištění kvality dat jsou Pracovní procesy (v terminologii Microsoftu známé jako Business Process Flows). Jedná se o vizuálního průvodce, který uživatele (typicky obchodníka) vede krok za krokem procesem, například při řešení obchodního případu.
Tento průvodce jasně definuje jednotlivé fáze procesu (např. 1. Kvalifikace, 2. Návrh, 3. Jednání, 4. Uzavření).
Klíčové je, že administrátor může nastavit povinná pole (data steps), která musí uživatel vyplnit, aby mohl proces posunout do další fáze.
Příklad z praxe: Systém nedovolí obchodníkovi posunout obchodní případ z fáze "Kvalifikace" do fáze "Návrh", dokud nejsou vyplněna klíčová pole, jako jsou:
-
Odhadované datum uzavření
-
Odhadovaná hodnota příležitosti
-
Klíčový kontakt na straně zákazníka
Tento mechanismus aktivně vynucuje sběr dat v reálném čase. Nezáleží na tom, jak moc obchodník spěchá – systém ho nepustí dál, dokud nedodá data, která jsou pro firmu klíčová. Tím je zajištěna datová kompletnost a konzistence napříč celým obchodním týmem.
Závěr: Data jako firemní aktivum
Kvalita dat není úkol, který lze jednou splnit a odškrtnout. Je to nepřetržitý proces. Bohemia CRM, postavené na platformě Microsoft Model-Driven Power Apps a Dataverse, poskytuje firmám nejen místo pro ukládání dat, ale především sadu nástrojů pro jejich aktivní správu a vynucování kvality. Díky řízeným pracovním procesům a hluboké integraci s Microsoft 365 se zajištění kvality dat stává přirozenou součástí každodenní práce, nikoli dodatečnou administrativní zátěží.